|
Hoher Anteil manueller Tätigkeiten
Diese Prozess-Schwachstelle weist folgende Merkmale auf:
|
|
Potenziale
Durch Behebung dieser Schwachstelle wird die Erschließung der folgenden Potenziale erwartet (Potenzialanalyse):
Qualität: mittel
Die Automatisierung kann die Qualität von Services verbessern, z.B. durch geeignete Prozesssteuerung, Dokumentation und Informationslieferung.
Wissensintensive oder handwerkliche Services können nur bedingt automatisiert bzw. industrialisiert werden.
Zeit: hoch
Manuelle Tätigkeiten dauern gewöhnlich länger als automatisch gesteuerte. Dies gilt insbesondere für die Bearbeitungszeit, aber auch für Liege- und Transportzeiten.
Weiterhin können bei manuellen Tätigkeiten leichter Engpässe und Rückstände entstehen, wodurch sich ebenfalls die Durchlaufzeit erhöht.
Kosten: hoch
In der Regel können durch Automatisierung von Services die Personalkosten gesenkt und die Produktivität erhöht werden.
Aufgrund der Anschaffungs- und Betriebskosten für IT-Lösungen muss nicht in jedem Fall eine Automatisierung angestrebt werden. Bei Investitionen sollte das Kosten-Nutzen-Verhältnis ermittelt werden.
Beispiel
Für die Jahresplanung bereitet das Controlling eine detaillierte Aufstellung der Planwerte aller Kostenstellen auf. Von den Bereichen werden die benötigten Informationen eingefordert und in die selbst erstellten Tabellenvorlagen eingetragen. Um Daten vergleichbar zu machen, müssen sie in einigen Fällen bereinigt werden. Planwerte, Hintergrundinformationen und Auswertungen sind zu dokumentieren und immer den aktuellen Begebenheiten anzupassen. Dies ist ein manueller Aufwand, der einer großen Sorgfalt bedarf. Obwohl die Planung mit den Bereichen intensiv besprochen wird, schleichen sich dennoch immer wieder Fehler ein. Um die Zuverlässigkeit der Planwerte zu erhöhen und die Dokumentation zu vereinfachen wird in Zukunft mit einem Planungswerkzeug gearbeitet. Diese Software erlaubt die dezentrale Datenerfassung und Überprüfung von Planwerten. Berechnungen und Auswertungen erfolgen automatisch und können leicht konfiguriert werden. Insgesamt benötigt das Controlling nur noch ein Drittel der Zeit für die Jahresplanung. Zusätzlich ist die Transparenz der Planung deutlich gestiegen.