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Ineffiziente Informationslogistik
Diese Prozess-Schwachstelle weist folgende Merkmale auf:
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Potenziale
Durch Behebung dieser Schwachstelle wird die Erschließung der folgenden Potenziale erwartet (Potenzialanalyse):
Qualität: kein
Die Art des Transports hat keinen Einfluss auf die Qualität der erzeugten oder bearbeiteten Dokumente.
Zeit: hoch
Beim Transport von Dokumenten ist zu prüfen, ob der Weg so kurz wie möglich ist. Unnötige Zwischenstationen sind zu eliminieren.
Sortiervorgänge und die Lagerung von Dokumenten verzögern die Durchlaufzeit.
Prinzipiell kann jeder materielle Transportweg die Durchlaufzeit verlängern. Wenn möglich, sollte ein elektronischer Austausch von Dokumenten erfolgen.
Kosten: mittel
Direkte Kosten für den Versand von Dokumenten sind Papier, Verpackung und Porto.
Für die Handhabung der Dokumente entsteht intern zusätzlicher Personalaufwand.
Auch können Sachkosten für benötigte Raumkapazitäten wie Aktenlagerung oder Poststelle entstehen.
Beispiel
Alle Briefe und Pakete eines Unternehmens gehen bei der zentralen Poststelle ein. Sie werden dort sortiert und einmal täglich in die verschiedenen Unternehmensbereiche befördert. Jeder Bereich hat sein individuelles Verfahren, wie die Post den Mitarbeitern zugestellt wird. Üblich ist die Verwendung persönlicher Postkörbe, die sich entweder zentral oder am Schreibtisch des Mitarbeiters befinden. Für die gewöhnliche, zeitunkritische Post ist dieses Verfahren angemessen. Einzelne Schreiben der Kunden sind jedoch dringlich und müssen umgehend bearbeitet werden. Der Wechsel auf elektronische Medien würde die Kommunikation zum Kunden beschleunigen.