Prozessbeispiel "Mitarbeitereinstellung"

Kevin Aventuro stellt das Prozessbeispiel "Urlaubsantrag" sowohl seinem Vorgesetzten Per Osterhoff als auch dem zuständigen Geschäftsleiter Richard Fiedler-Vogt vor. Kevin erklärt, wie die ServiceMap zu lesen ist. Er stellt heraus, dass viele Aufgaben im Unternehmen und gegenüber Kunden und Geschäftspartnern als Service-Beziehungen dargestellt werden können. Die ServiceMap veranschaulicht, wie ein Service ausgeführt wird, wer verantwortlich ist und wer das Ergebnis erhält.

Aufgabe

Die beiden Manager finden die Prozessdarstellung interessant. Ihnen ist aber noch nicht klar, wie eine ServiceMap bei der Behandlung konkreter Prozessprobleme eingesetzt werden kann. Ein komplexeres Beispiel, das eine Kernfunktion des Unternehmens abbildet, sollte den Nutzen der Methodik besser verdeutlichen können. Zu diesem Zweck soll der Geschäftsprozess zur Einstellung neuer Mitarbeiter modelliert und analysiert werden. Der Prozess liegt im Verantwortungsbereich von Per, so dass die Zusammenstellung von Gesprächspartnern für die Prozessanalyse unkompliziert ist. Per selbst steht für Auskünfte zur Verfügung. Hinzu kommt die Mitarbeiterin Petra Manour, die als stellvertretende Personalverantwortliche alle Details des Einstellungsverfahrens kennt. Die Prozessanalyse wird wieder von Kevin koordiniert und durchgeführt.

Lösung

Für Kevin ist die Einstellung neuer Mitarbeiter ein Vorgehen, das er vor Kurzem selbst durchlaufen hat. Daher hat er bereits einen ersten Einblick in die Arbeitsweise der Platinum-Xtosa bekommen. Kevin beginnt jedoch nicht gleich mit der Prozessmodellierung, sondern verschafft sich zunächst einen Überblick über das Mitarbeiter-Einstellungsverfahren.

Prozessüberblick

Von Petra und Per erfährt Kevin interessante Mengen-Informationen zum Einstellungsverfahren im letzten Jahr.

Auszubildende und Praktikanten

Einstellungen: 12

Bewerbungen: 56

Mitarbeiter

Einstellungen: 36

Bewerbungen: 120

Führungskräfte

Einstellungen: 4

Bewerbungen: 21

Der Standort Pittsburgh arbeitet autonom. Hier wird keine Unterstützung von der Zentrale benötigt. Es erfolgt jedoch eine Datenerfassung im global eingesetzten HR-System des Unternehmens.

Problemstellung

Die Analyse beschränkt sich zunächst auf die Einstellung neuer Mitarbeiter. Dies ist die arbeitsintensivste Aufgabe der Abteilung. In dieser Prozessvariante lassen sich gravierende Probleme feststellen, die möglichst bald ausgeräumt werden sollten. Per und Petra nennen spontan mehrere Punkte, die zur Unzufriedenheit der Unternehmensbereiche und Bewerber führten:

  • Die Platinum-Xtosa erhält aufgrund unklarer oder veralteter Stellenausschreibungen viele unpassende Bewerbungen.

  • Einstellungen sind papier-gebunden und verursachen Zusatzaufwand und lange Durchlaufzeiten.

  • Die Terminabsprache ist teilweise kompliziert und dauert lange.

  • Aufgrund von Verantwortungsbrüchen und Engpässen bleiben Bewerbungen zu lange unbearbeitet.

  • Die stellvertretende Personalleiterin ist mit operativen Tätigkeiten überlastet.

Aufnahme Ist-Prozess

In weiteren Gesprächen erhält Kevin viele Details zum Einstellungsverfahren. Er entscheidet, zwischen den beiden Prozessen "Stellenausschreibung" und "Bewerbungsverfahren" zu unterscheiden.

Bei der Stellenausschreibung bekundet eine Abteilung der Platinum-Xtosa einen Mitarbeiterbedarf. Die Meldung der zu besetzenden Stelle geht zunächst an die Personalleitung. Die Personalleiterin prüft anhand des Stellenplans, ob eine Berechtigung für die Stellenausschreibung vorliegt. Danach wird anhand der Informationen von der Abteilung eine Stellenbeschreibung erstellt. Ein Sachbearbeiter der Personalabteilung publiziert die Stellenausschreibung im Internet und im Intranet. Bereits in diesem Prozess liegen einige der genannten Probleme der Personalabteilung. Die Aufgabenverteilung bewirkt, dass ein hoher Zeitbedarf bei der Personalleiterin liegt. Sie kann nicht jede Ausschreibung sorgfältig ausarbeiten, so dass die Formulierungen teilweise vom tatsächlichen Sachverhalt abweichen. Ein anderes Problem liegt darin, dass im Internet und Intranet eingestellte Ausschreibungen teilweise vergessen werden. Obwohl eine Stelle bereits wieder besetzt wurde, trafen weitere Bewerbungen ein.

Bewerbungsverfahren - Soll-Modell

Stellenausschreibung - Ist-Modell

Der zweite Aufgabenbereich ist das Bewerbungsverfahren. Zu Beginn reicht ein Bewerber seine Bewerbung ein. Die Unterlagen werden geprüft und kopiert, damit sie an andere Abteilungen weiter geleitet werden können. Die Abteilung mit dem Personalbedarf entscheidet über die Durchführung eines Erstinterviews. Die Personalabteilung koordiniert die Terminfindung. In jedem Interview ist die Personalleiterin vertreten und macht sich Notizen zum Bewerber. Diese Interview-Zusammenfassung leitet sie als Gesprächsprotokoll an die eingebundene Abteilung weiter. Wird ein Zweitinterview angesetzt, wiederholt sich der Ablauf. Der Vorgang geht erst danach wieder zum Sachbearbeiter zurück. Bei positiver Entscheidung wird ein Vertrag erstellt, der sowohl von der Personalleitung als auch der Abteilung unterschrieben wird, bevor er an den Bewerber versendet wird. Abschließend erfasst der Sachbearbeiter die Daten im HR-System. Das Bewerbungsverfahren weist ähnliche Probleme wie die Stellenausschreibung auf: Überlastung der Personalleiterin, Mängel in der Qualität der Gesprächsprotokolle und unzureichende Information an Prozessbeteiligte. Hinzu kommt ein unnötiger Aufwand aufgrund des papier-gebundenen Prozesses und der Zweitunterschrift des Unternehmens. Das größte Problem liegt jedoch beim Verantwortungswechsel zwischen Sachbearbeiter und Personalleiterin. Fragt der Bewerber in der Personalabteilung nach dem Status seiner Bewerbung, kann der Sachbearbeiter häufig keine umgehende und verbindliche Auskunft geben. Wichtige Informationen sind häufig nicht ausreichend dokumentiert, so dass immer wieder Nachfragen bei der Personalleiterin notwendig sind.

Bewerbungsverfahren - Ist-Modell

Entwicklung Soll-Modell

Für die aufgezeigten Schwachstellen im Ist-Prozess wurden vom Projektteam Verbesserungsvorschläge entwickelt. Das Soll-Modell beschreibt den zukünftigen Prozess der Platinum-Xtosa für die Mitarbeitereinstellung. Die Verantwortlichkeit für den Gesamtprozess liegt bei der Rolle des Personal-Sachbearbeiters. Der Personal-Sachbearbeiter übernimmt viele Tätigkeiten selbst und entlastet damit die Personalleiterin. Zusätzlich koordiniert er die Kommunikation zu den anderen Prozessbeteiligten. Bei Anfragen eines Bewerbers kann schnell und kompetent Auskunft gegeben werden. Der komplette Prozess ist auf elektronische Medien umgestellt. Alle Unterlagen und Informationen werden über E-Mail ausgetauscht. Dies verkürzt die Prozessdauer enorm, und unnötige Kopieraufgaben entfallen. Der Personalbereich hat sich entschlossen, durch zusätzliche Nachrichten wie Eingangsbestätigungen oder Abschlussmeldungen die Prozessbeteiligten besser zu informieren. Dadurch entfällt ein Großteil der Rückfragen. Zur Vereinfachung des Einstellungsverfahrens wurde weiterhin auf die Zweitunterschrift der Platinum-Xtosa verzichtet. Zukünftig unterschreibt die Personalleiterin Mitarbeiterverträge allein. Die Unterschrift einer Person aus der bedarfsmeldenden Abteilung hatte keine rechtliche Bedeutung, sondern wurde zuvor nur zur weiteren Absicherung der Korrektheit einer Einstellung durchgeführt.

Stellenausschreibung - Soll-Modell

Bewerbungsverfahren - Soll-Modell

Durch die Behebung der Schwachstellen im zukünftigen Einstellungsverfahren können zusammengefasst die folgenden Potenziale realisiert werden:

  • Klare Zuständigkeiten

  • Verkürzung der Durchlaufzeiten für die Bewerberauswahl und den Gesamtprozess

  • Aktuelle Information aller Prozessbeteiligten

  • Geringerer Abstimmungsbedarf

  • Entlastung der Personalleiterin

  • Verringerung des Papierbedarfs

  • Zentrale Informationshaltung und Prozesstransparenz