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Prozessbeispiel "Urlaubsantrag"
Der Leiter "Personal & Organisation", Per Osterhoff, bespricht die identifizierten Geschäftsprozessmanagement-Aufgaben mit seinem Vorgesetzten, dem Geschäftsleiter Richard Fiedler-Vogt. Der Geschäftsleiter stimmt dieser allgemeinen Aufgabenbeschreibung zu. Er hat aber auch konkrete Erwartungen, was kurzfristig vom Team BPM zu leisten ist. Zum einen soll sich das Team im nächsten Monat bei allen Bereichen des Unternehmens vorstellen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit diskutieren. Zum anderen möchte Richard anhand eines kleinen Beispiels sehen, in welcher Form Geschäftsprozessmodelle dokumentiert werden.
Aufgabe
Per überträgt die Aufgabe des Prozessbeispiels an seinen Kollegen Kevin Aventuro. Kevin hatte bisher noch wenig Einblicke in die Organisation. Er beschließt, dass zum Demonstrationszweck der allgemein bekannte Prozess "Urlaubsantragsbearbeitung" geeignet ist.
Lösung
Zur Modellierung der "Urlaubsantragsbearbeitung" wird die AMADEE Methodik verwendet. Die Ausgangsfrage bei der Beschreibung von Services ist, wer welche Leistung für wen erbringt. Bezogen auf das Beispiel ist festzustellen, dass bei der Platinum-Xtosa jeder Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen kann. Die Antragsbearbeitung erfolgt vom Personalbereich.
Service-Beschreibung
Der Service wird in mehreren Schritten ausgeführt:
In einem ersten Schritt füllt der Antragsteller einen Urlaubsantrag aus und reicht ihn bei der Personalabteilung ein.
Anschließend prüft der Antragsbearbeiter in der Personalabteilung die Vollständigkeit der Angaben und die Berechtigung.
Danach wird der Vorgang an den Vorgesetzten oder einen anderen Freigabe-Berechtigten weitergegeben.
Der Freigabe-Berechtigte sagt dem Antrag zu oder verweigert ihn, wenn es triftige Gründe dafür gibt.
Letztlich informiert die Personalabteilung den Antragsteller über den Abschluss der Antragsbearbeitung.
ServiceMap-Darstellung
Der Service wird in einer ServiceMap modelliert. Die ServiceMap ist wie folgt aufgebaut:
Die Organisationseinheiten "Antragstellende Abteilung" und "Personal & Organisation" sind als Schwimmbahnen dargestellt. Die Bezeichnungen der Organisationseinheiten entsprechen den offiziellen Namen gemäß dem Organigramm der Platinum-Xtosa. "Antragstellende Abteilung" steht stellvertretend für jede Organisationseinheit, von der Urlaubsanträge eingereicht werden.
In der ServiceMap sind der Antragstellenden Abteilung die Rollen "Antragsteller" und "Freigabe-Berechtigter" zugeordnet. Die Aufgaben der Abteilung "Personal & Organisation" werden von der Rolle "Antragsbearbeiter" wahrgenommen. Die Rollenbezeichnungen sind an der Aufgabe orientiert und können unabhängig von konkreten Stellenbezeichnungen definiert werden.
Zu Beginn dieses einfachen Geschäftsprozesses beauftragt der Antragsteller schriftlich den Service "Urlaubsantragsbearbeitung" beim Antragsbearbeiter. Am Ende informiert der Antragsbearbeiter den Antragsteller über die Urlaubsbewilligung.
Der Service wird vom Antragsbearbeiter verantwortet und in zwei Schritten geleistet. Der Service ist als Kontrollfluss mit den beiden Kontrollschritten "Prüfe Urlaubsantrag" und "Warte auf Freigabe" definiert.
Den ersten Kontrollschritt verantwortet nicht nur der Antragsbearbeiter, sondern führt ihn auch durch. Die zweite Aufgabe muss alerdings von einer zuständigen Person aus der antragstellenden Abteilung geleistet werden. Daher fragt der Antragsbearbeiter diesen Sub-Service beim Freigabe-Berechtigten an.
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Beispielprozess "Urlaubsantrag" |