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Redundante Aufgabe
Diese Prozess-Schwachstelle weist folgende Merkmale auf:
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Potenziale
Durch Behebung dieser Schwachstelle wird die Erschließung der folgenden Potenziale erwartet (Potenzialanalyse):
Qualität: mittel
Eine Aufgabe, die bereits zuvor wahrgenommen wurde, führt selten zu einer Verbesserung der Qualität.
Bei der Doppelerfassung von Daten können Inkonsistenzen entstehen. Die Gefahr besteht insbesondere dann, wenn parallel mehrere unterschiedliche Eingabeformen genutzt werden und verschiedene Versionen bestehen.
Zeit: mittel
Die redundante Erfassung von Daten verlängert die Durchlaufzeit.
Kosten: mittel
Die mehrfache Erfassung von Daten erzeugt zusätzlichen manuellen Aufwand, der sich auf die Personalkosten auswirkt.
Allgemein erzeugt die Wiederholung von Aufgaben hauptsächlich Mehraufwand.
Beispiel
Damit ein Mitarbeiter eine Trainingsmaßnahme bewilligt bekommt, muss er das Formular "Personalentwicklungsmaßnahme" ausfüllen und per Fax an die Personalabteilung senden. Die Personalabteilung erfasst die Daten zur Trainingsmaßnahme in ihrer Datenbank. Nach der Prüfung durch einen Personal-Sachbearbeiter wird die Freigabe durch den jeweiligen Abteilungsleiter eingeholt. Einige Abteilungsleiter dokumentieren die Maßnahmen ihrer Mitarbeiter separat, um für spätere Personalgespräche darauf zurückgreifen zu können. In diesem Beispiel werden von drei Personenkreisen Daten zu Personalentwicklungsmaßnahmen erfasst. Diese Mehrfacherfassung erzeugt manuellen Aufwand. Darüber hinaus wird nicht sicher gestellt, dass die Daten alle vollständig und konsistent sind. Die Nutzung elektronischer Formulare und einer zentralen Datenbank eliminiert die redundante Datenerfassung.