Systembruch

Diese Prozess-Schwachstelle weist folgende Merkmale auf:

  • Große Anzahl von IT-Systemen

  • Inhomogenität der IT-Landschaft

  • Technische Schnittstellen zwischen Systemen erforderlich

Potenziale

Durch Behebung dieser Schwachstelle wird die Erschließung der folgenden Potenziale erwartet (Potenzialanalyse):

Qualität: gering

  • Bei einem Systembruch kann es erforderlich sein, dass gleiche Daten in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind. Wird die Konsistenz der Daten nicht sichergestellt, kann sich dies auch nachteilig auf die Service-Qualität auswirken.

Zeit: mittel

  • Es besteht nur ein geringer Einfluss auf die Zeit, wenn der Systembruch mit elektronischen Schnittstellen überwunden wird.

  • Jedoch kann eine manuelle Handhabung an der Schnittstelle zwischen den Systemen zu Verzögerungen im Prozess führen.

Kosten: hoch

  • Tätigkeiten zur Überwindung der Schnittstelle zwischen den IT-Systemen erzeugen manuellen Aufwand.

  • Systembrüche erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Medienbrüchen und Doppelerfassungen.

  • Die meisten Kostenpotenziale liegen nicht im Prozess, sondern in der Verwaltung und Entwicklung der IT-Architektur.

Beispiel

Daten zu Kundenaufträgen werden in einem produzierenden Unternehmen in drei Systemen verwaltet. Der Vertrieb erfasst Kundenaufträge in dem eigenen Kundenmanagementsystem. Der Bereich Produktion übernimmt die Auftragsdaten in seinem Produktionsplanungssystem. Zusätzlich müssen die Daten im ERP-System aufgenommen werden. Die Daten zu neuen Kundenaufträgen werden vom Kundenmanagementsystem über elektronische Schnittstellen automatisch in die anderen Systeme übertragen. Probleme tauchen jedoch bei nachträglichen Änderungen auf, beispielsweise wenn der Vertrieb mit dem Kunden eine Auftragsänderung vereinbart. Derartige Änderungen können nicht automatisch zwischen den Systemen abgeglichen werden. Zur Koordination zwischen den beteiligten Bereichen sind manuelle Schritte erforderlich. Dies führt zu einem überhöhten Aufwand und erzeugt vereinzelt Fehler in der Auftragsbearbeitung. Zur Verbesserung dieser Schnittstellenproblematik werden in Zukunft alle Änderungen umgehend in die anderen Systeme übertragen. Darüber hinaus werden vorhersehbare Auftragsänderungen frühzeitig vom Vertrieb erfasst, damit die Produktion diese Unsicherheiten bei der Produktionsplanung berücksichtigen kann.